In de Raadsbrief over het groter tekort op inkomsten vanuit het Rijk is toegezegd dat de gemeentebrede financiële functie wordt doorgelicht en er een aanpak volgt voor versterking daarvan. Aanleiding zijn situaties waaruit blijkt dat er onvoldoende grip is, waardoor o.a. betrouwbare sturings- en verantwoordingsinformatie voor bestuurders en managers niet voldoende geborgd zijn.
Met het verbeterprogramma (programmatische aanpak) en de interventies die daarmee samenhangen (verbeteringen door de reguliere lijn), wordt gewerkt aan een weerbare en wendbare gemeentebrede financiële functie die versterkte grip heeft op de inkomende en de uitgaande geldstromen.
Het programma start in 2024 en loopt door in 2025. Onze aandacht gaat daarbij in het bijzonder uit naar:
- Strategie en kaderstelling: de continue opvolging en borging van wet- en regelgeving het waar nodig en gewenst actualiseren van financieel beleid en spelregels en de visie inclusief ambitie op de gemeentebrede financiële functie
- Organisatie en processen; de herijking van de organisatie van de gemeentebrede financiële functie, de interpretatie en toepassing van het 3-lines-model (‘3 lines of defense’ > uitvoering, controle en systeemcontrole); taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) en het uitwerken van de financieel administratieve werkprocessen.
- Besturing en beheersing: denk aan het versterken van de grip op de inkomende en de uitgaande geldstromen. We nemen robuuste interne maatregelen en gaan de specialistische kennis en de checks en balances versterken.
- Informatievoorziening en systemen: de registratie, verwerking en ontsluiting van informatie ten behoeve van sturing en verantwoording. Daarnaast 1 bron van de waarheid, met als uitgangspunt dat financiële informatie afkomstig is uit authentieke bronsystemen (intracomptabel) en wanneer dat (nu) niet mogelijk is (bijv. ramingen in Excel), zorgdragen voor beheersmaatregelen die toezien op de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van de financiële informatie en de oorsprong daarvan.
- Mensen en cultuur: hieronder begrepen intensivering van de begeleiding, ondersteuning en opleiding van huidige medewerkers en aansluiting bij gemeentebreed organisatieontwikkeltraject gericht op duidelijkheid, resultaatgerichtheid en aanspreken.
Rechtmatigheidsverklaring
Over 2023 hebben we voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven, ondanks het feit dat deze destijds nog niet wettelijk verplicht was. De aanleiding hiervoor was het advies van het ministerie van Binnenlandse Zaken om invulling te geven aan de beoogde situatie waarin ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van haar financiële beheershandelingen en de externe accountant hierover het getrouwheidsoordeel geeft.
Wij gaan ervan uit dat de benodigde wijzigingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording (BBV) in 2024 van kracht worden. Daarom zal in de jaarstukken over verslagjaar 2025 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen worden. Voor 2025 wordt dit onderbouwd met behulp van de eerder opgezette en verbeterde Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s).
Impactvol inkoop en opdrachtgeverschap
- In 2023 is het plan ‘Impactvol inkoop en opdrachtgeverschap’ vastgesteld door de Directieraad waarin wij voor de komende jaren vier speerpunten voor de inkoopfunctie hebben vastgesteld. Het betreft in feite een doorontwikkeling van de transitie Inkoop uit 2018. Dit zijn:
- Inkoopbesturing en structuur;
- De nieuwe maatschappelijke aanpak en categoriemanagement;
- Inkoop HRM;
- Workflowmanagement en sturingsinformatie.
Onderwerp | Toelichting | Doelstelling 2025 |
|---|---|---|
Financiën | ||
Robuustheid ramingen | Onze budgetrapportages en prognoses moeten zoveel mogelijk overeenkomen met de verantwoording. | Maximaal 5% afwijking tussen de jaarrekening en de laatst vastgestelde geactualiseerde begroting |
Inkoop | ||
Naleving inkoopregels | Om de rechtmatige inkoop en aanbesteding te borgen, vindt er jaarlijks een controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels plaats | De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 1% van de uitgaven voor inkoop. |
Plaatsingen Social return on Investment | Bij het inschrijven op aanbestedingen vragen we de opdrachtnemer om ter waarde van een percentage van de opdrachtsom een inspanning te plegen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (kansen op) werk te bieden. | De doelstellingen die wij hanteerden voor 2024 (800 plaatsingen en 0,1 miljoen euro volume) vinden wij te weinig ambitieus. In de praktijk blijken een hogere realisatie mogelijk (2023: 931 plaatsingen en 5 miljoen euro volume). Op dit moment wordt het team Social Return vanuit Werk & Inkomen overgedragen naar Inkoop. Nadat de overdracht is gerealiseerd worden met het team realistische, maar ambitieuzere doelstellingen voor 2025 vastgesteld. Tot dat moment vormen de cijfers over 2023 ons referentiekader. |
Circulair inkopen | Vanuit de Visie Utrecht Circulair is beschreven hoe we in 2050 volledig circulair willen zijn. Dit is gericht op 4 prioriteiten: | In 2025 is minimaal 47% van de inkopen circulair. |
Maatschappelijk verantwoord inkopen | In 2023 is gestart met het opstellen van dit uitvoeringsprogramma. Dit uiitvoeringsprogramma is in het eerste kwartaal van 2024 vastgesteld in de raad. Hierin staan zes verbeterpunten benoemd. | 1. Betere vertaling van MVOI-beleidsthema’s naar inkooprichtlijnen; |