Bedrijfsvoering

In 2025 gaat de hoogste prioriteit uit naar verbetering van ons informatiebeheer en de continuïteit van de dienstverlening van de gemeente.

Verbeterd informatiebeheer zorgt voor betere en snellere informatievoorziening aan inwoners en efficiëntere werkprocessen in de gemeentelijke organisatie. Ook is het nodig om aan wetgeving (Wet open overheid, Archiefwet) te doen. Middels het programma Informatie op orde werken we aan de verbetering van ons informatiebeheer. In de paragraaf hieronder wordt verder toegelicht wat de belangrijkste activiteiten in 2025 zijn voor dit programma.

De continuïteit van onze dienstverlening bevorderen we op 3 manieren: verder professionaliseren van onze beveiliging; bestaande systemen op orde en zorgen dat we klaar zijn voor nieuwe technologische ontwikkelingen in de toekomst.

• We nemen maatregelen om de informatiesystemen goed beveiligd te houden. De implementatie van de nieuwe Cyberbeveiligingswet (gebaseerd op de Europese NIS2 richtlijn) is daarbij het wetgevende kader.

• In 2024 hebben we (programma Continuïteit Zaakgericht werken) ons zaaksysteem vervangen omdat het na 1 januari 2025 niet meer ondersteund wordt. In 2025 concentreren we ons op het afronden van de implementatie. Middels de programma’s Cloud transitie en Versterken Common Ground die hieronder toegelicht worden werken we aan de infrastructuur van de toekomst.

Informatie op orde  

Met het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer brengen we informatiebeheer op orde en zorgen we ervoor dat de gemeente voldoet aan de Wet open overheid. Dit meerjarig programma is gestart in 2022. De doelen ervan zijn het op orde brengen van ons informatiebeheer en het stimuleren van veilig, volledig en vindbaar opslaan en vernietigen van informatie door medewerkers van de gemeente. We zorgen in 2025 voor training van medewerkers in slim digitaal werken en vergroten voortdurend de bewustwording van het belang van zorgvuldig beheer van informatie. Daarnaast verstevigen we toezicht op en handhaving van de afspraken over informatiebeheer in de organisatie. Het actief openbaar maken van informatie (een verplichting uit de Wet open overheid) is ook onderdeel van het programma. Daarnaast werken we aan het toegankelijker maken van bouwdossiers. In 2023 heeft de gemeenteraad besloten dat de Regeling risicovolle projecten van toepassing is.

Versterken Common Ground  

In vervolg op de keuze voor Samen Organiseren in de Programmabegroting 2020 werkt de gemeente samen met andere gemeenten aan een meerjarig programma voor gestandaardiseerde informatiehuishouding voor gemeenten (ook wel ‘common ground’ genoemd). Doel van dit programma is verbeterde dienstverlening aan inwoners. Maar het legt ook de basis voor verbeterd informatiebeheer, Open Utrecht en klantgerichte samenwerking in ketens. De gemeente Utrecht is hierin één van de Koplopergemeenten. Na in 2024 het loket en de digitale formulieren te hebben vervangen op gemeenschappelijke informatievoorziening, staat 2025 vooral in het teken van inregelen van (landelijk) beheer en verdere uitbreiding en doorontwikkeling van het Common Ground platform dienstverlening. Dit beheer en doorontwikkeling is voorwaardelijk om het zaakgericht werken in Utrecht op Common Ground vorm te kunnen geven.

Cloudtransitie  

Stapsgewijs brengen we onderdelen van onze informatievoorziening en ICT over naar cloud-infrastructuur bij gespecialiseerde (cloud)dienstverleners. Dit heeft tot gevolg dat het werk van de ICT-afdeling verschuift van zelf beheren naar regievoering. Zo maken we de transitie naar een toekomstbestendiger, veiliger en Flexibeler ICT. Ons eigen datacenter aan de Manitobadreef is ontmanteld. De laatste stap die we vanaf 2025 doorvoeren is onze productie-applicaties naar de Cloud-infrastructuur verplaatsen.