Meer informatie actief openbaar maken
De wetgever heeft aangegeven dat het actief openbaar maken van de 11 categorieën open documenttypen in 4 tranches zal plaatsvinden. In 2025 wordt stapsgewijs ons Utrechts Open Documenten Platform gevuld met open categorieën Woo-dossiers, convenanten, klachten en een deel van de beschikkingen. We hebben al een aantal open categorieën openbaar beschikbaar gesteld, zoals wet- en regelgeving, vergaderstukken van de raad, het subsidieregister en Woo-dossiers. Om actieve openbaarmaking op deze manier succesvol te laten zijn, wordt informatiebeheer en openbaarheid op duurzame en structurele wijze ingericht in de gemeentelijke processen. We verwachten dat het actief openbaar maken van informatie op termijn zal leiden tot minder verzoeken tot openbaarmaking.
Opleiding openbaarheid
De verplichte en gemeentebrede opleiding Slim Digitaal Werken voorziet medewerkers van concrete informatie en handvatten over de toepassing van openbaarheid binnen hun werkzaamheden. Het risicovol programma Informatie Op Orde vervult een faciliterende rol om de doelstellingen op openbaarheid te bereiken.
Sneller beslissen en meer afspraken maken
In het eerste halfjaar van 2024 werd 84% van de Woo-verzoeken afgehandeld binnen zes weken. In 2023 was dat nog 80%. Voor zeer omvangrijke verzoeken geldt dat meer tijd mag worden genomen. Dit kan door middel van het nemen van deelbesluiten om de informatie gefaseerd te verstrekken en door het maken van afspraken met de verzoeker. De afgesproken termijn treedt dan in plaats van de wettelijke termijn. In 88% van de gevallen maken we afspraken met verzoeker. We streven ernaar om dit percentage naar minimaal 95% te brengen in 2025.
De structurele verbetering van informatiebeheer is randvoorwaardelijk om sneller en beter de gevraagde informatie in de organisatie te vinden en dus om het verzoek tijdig en juist af te handelen. Daarnaast is voldoende personele capaciteit bij het Woo-team van Juridische Zaken en bij decentrale archiefmedewerkers een vereiste. Tot slot wordt ingezet op meer automatiseren van het zoeken naar documenten en het verbeteren van het sturingsmodel waardoor sneller in beeld is waar processen bijgestuurd moeten worden.